バーコードで機器を特定し、入力ミスをなくす

「IP-01」を、1日に何回打ちますか

院内の機器を識別するために、多くの施設が独自の管理IDを使っています。

輸液ポンプ      → IP-01, IP-02, IP-03 ...
シリンジポンプ  → SP-01, SP-02, SP-03 ...

点検のたびに、このIDを入力します。1台なら数秒です。しかし点検対象が20台、50台と増えれば、それだけ入力の回数も増えます。

そして、桁数の多いIDを繰り返し打っていると、必ず起きることがあります。

打ち間違いは、点検記録そのものを壊す

「IP-01」と入力すべきところを「IP-11」と打ってしまう。

このミスが厄介なのは、入力した時点では誰も気づかないことです。IP-11も実在する機器なら、システム上はエラーになりません。点検は正常に登録されます。

結果として、こうなります。

• 実際に点検した IP-01 には、記録が残らない
• 点検していない IP-11 に、点検済みの記録が付く

点検記録が、実態と食い違った状態で確定します。

後から気づくのは、監査の場面や、機器にトラブルが起きて履歴を遡ったときです。そのときにはもう、どちらが正しいか判断できません。

人がやる限り、ミスはゼロにならない

注意深く確認すれば防げる、という話ではありません。1日に何十回と繰り返す単純作業では、どれだけ慎重な人でも一定の確率でミスが起きます。

減らすべきなのは注意力の消費ではなく、手入力そのものです。

読み取れば、台帳から自動で入る

M.E.I.S では、機器に貼付したバーコードを読み取って対象を特定できます。

スマートフォンやタブレットのカメラでバーコードをスキャンすると、医療機器台帳に登録されている情報が呼び出され、点検画面に自動で入力されます。

読み取った値がそのまま使われるため、打ち間違いは原理的に起きません。

専用機器は不要

バーコードリーダーを別途購入する必要はありません。手持ちのスマートフォンやタブレットのカメラを使います。

端末を追加で用意しなくてよいため、導入時のコストがかかりません。

準備すること

利用にあたっては、事前に2つの準備が必要です。

1. 台帳への機器登録：院内管理IDを含む機器情報を登録しておく
2. バーコードラベルの貼付：院内管理IDに対応したバーコードを機器に貼る

すでに資産管理用のバーコードが貼付されている場合、その値を院内管理IDとして台帳に登録すれば、既存のラベルをそのまま使える場合があります。

効いてくるのは、点検だけではない

バーコード読み取りは、機器を特定するすべての場面で使えます。

• 点検の開始時：対象機器の指定
• 貸出・返却：どの機器を、どこへ出したか
• トラブル報告：不具合が起きた機器の特定

いずれも院内管理IDの入力が必要な操作です。読み取りで済ませられれば、その分だけ手入力の機会が減ります。

記録の正確さは、後から効く

点検記録は、書いた時点では価値が分かりません。数か月後、その機器にトラブルが起きて履歴を遡ったときに、初めて意味を持ちます。

そのとき記録が機器と正しく結びついていなければ、履歴は使えません。入力ミスを減らすことは、将来の自分が記録を信頼できるようにしておくことです。

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バーコード読み取りは2週間の無料トライアルでお試しいただけます。まずは数台にラベルを貼って、読み取りの速さを試してみてください。