医療機器台帳を、Excelから卒業する

その台帳、いま誰が最新版を持っていますか

医療機器の台帳をExcelで管理している施設は、まだ多くあります。手軽に始められて、必要な項目を自由に足せる。最初の選択としては合理的です。

ただ、運用が続くとほころびが出てきます。

「機器台帳_最新_20240612_修正版.xlsx」 のようなファイル名に心当たりがあれば、すでにその段階に入っています。

Excel台帳が抱える構造的な問題

同時に触れない

Excelファイルは、基本的に1人ずつしか編集できません。誰かが開いていると読み取り専用になり、更新したい人は待つことになります。

結果として、それぞれが手元にコピーを持ち、後からどれが正しいのか分からなくなります。

更新が属人化する

台帳を更新できる人が限られていると、その人が不在のあいだ、新規購入した機器が登録されないまま溜まっていきます。廃棄した機器がいつまでも残っていることもあります。

台帳と現物が合っていない状態は、監査の場面で問題になります。

履歴と切り離されている

Excelの台帳には、機器の基本情報しか載っていません。その機器を過去にいつ点検したか、どんなトラブルがあったかは、別のファイルや紙のファイルを探すことになります。

機器の情報が分断されているため、「この機器の状態を把握したい」というときに、複数の場所を見て回る必要があります。

消えるときは一瞬で消える

ファイルの誤削除、上書き保存、保存先のPCの故障。Excelファイルは、ひとつの操作ミスで失われます。バックアップを取っていても、取った時点まで戻るだけです。

台帳を、履歴の入り口にする

M.E.I.S の医療機器台帳は、クラウド上で一元管理されます。

複数のスタッフが同時にアクセスしても、常に最新の情報が共有されます。「最新版はどれか」を気にする必要がなくなります。

登録できる項目

項目	内容
院内管理ID	施設内で機器を識別する番号
機器名称・型番・メーカー	基本情報
シリアル番号	製造番号
機器種別	分類（生体監視・治療・検査など）
購入日	取得年月日
保管場所	機器の定位置
保守契約	契約の有無・内容
状態	稼働中・修理中・貸出中など
備考	施設固有の情報

IDで、すべての履歴がつながる

台帳に登録した院内管理IDは、他の機能と共通のキーになります。

• 点検履歴：その機器を、いつ誰が点検したか
• トラブル報告：過去にどんな不具合があったか
• 貸出・返却：いまどこにあるか

機器を1件選べば、これらがすべて紐づいた状態で参照できます。台帳が、機器の全履歴への入り口になります。

検索で目的の機器にたどり着く

登録台数が増えても、院内管理ID・機器種別・機器名称・型番・シリアル番号で絞り込めます。

100台を超えるとExcelでは目視で探すのが難しくなりますが、検索機能があれば台数が増えても運用は変わりません。

移行は、Excelからそのまま

いま使っているExcel台帳は、XLSXインポート機能で一括登録できます。

1台ずつ手入力する必要はありません。定型フォーマットに転記して、アップロードするだけです。

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台帳機能は2週間の無料トライアルでお試しいただけます。まずは手持ちのExcelを取り込んで、検索と履歴のつながりを確かめてみてください。